Na contabilidade — mais especificamente no âmbito empresarial —, o plano de contas é uma espécie de lista com todas as "contas" do negócio centralizadas em um mesmo lugar. Isso facilita a obtenção de uma visão estratégica e panorâmica dos gastos de cada um dos departamentos da empresa, bem como dos valores gerados por esses setores.
A partir desse entendimento, como cada empreendimento é único, a elaboração desse plano precisa ser personalizada, não sendo recomendável a aplicação de um modelo geral direcionado, por exemplo, a um determinado segmento corporativo. Entretanto, é fundamental adotar uma estrutura adequada, já que isso tornará a organização mais fácil.
Pensando em ajudá-lo, nós elaboramos este post para explicar mais detalhadamente do que se trata o plano de contas, qual é a sua finalidade, como é possível estruturá-lo, entre outros pontos igualmente relevantes. Continue a leitura!
O plano de contas é, basicamente, um conjunto de nomenclaturas que funcionam como um "norte" para os registros e para os lançamentos de ocorrências financeiras, acabando por servir como base para que as demonstrações contábeis sejam elaboradas. Ou seja, em termos mais simples, trata-se de uma relação de códigos — e de classificações — que são empregados no registro das entradas e das saídas financeiras de um negócio.
De maneira geral, constam nesse instrumento os passivos, os ativos, as despesas e as receitas. Nesse sentido, planejamento e organização são as palavras-chave em se tratando da sua estruturação, já que o seu registro impacta vários demonstrativos contábeis, a exemplo de:
Inclusive, é por isso que o plano de contas não deve ser visto meramente como um relatório, mas, na verdade, como um compilado de padrões que servem para a geração de outros documentos.
Como vimos, o plano de contas auxilia no direcionamento das atividades contábeis, fornecendo informações relevantes para a elaboração de outros documentos. Trata-se, então, de uma ferramenta indispensável para a boa gestão de um empreendimento, com a finalidade primordial de padronizar os registros operacionais.
No entanto, esse instrumento tem também a função de apresentar mais claramente os resultados empresariais, elevando o nível de detalhamento dos recebimentos e dos pagamentos. Assim, os gestores passam a ter uma visão mais apurada da situação econômica e financeira.
Inclusive, quando bem feito, o plano de contas funciona como um ponto de partida para o desenvolvimento do orçamento corporativo.
É importante que o responsável pela elaboração dos instrumentos contábeis domine as distinções entre os planos gerencial e contábil, já que a escolha — seja de um, seja de outro — gerará impactos nas tomadas de decisões. Sendo assim, embora ambos utilizados para registrar as movimentações financeiras de uma organização, na prática, a organização se dá de maneira diferente.
O plano de contas gerencial registra as despesas e as receitas empresariais com uma análise mais simplificada das finanças. O plano de contas contábil, por outro lado, envolve uma precisão superior no que diz respeito às divisões de passivos e ativos.
Manter um controle eficiente das finanças é essencial para a manutenção da saúde do negócio, afinal, uma administração mais bem direcionada e embasada assegurará a utilização adequada dos recursos disponíveis e a gestão correta das operações empresariais — o que se torna possível a partir da estruturação ideal do plano de contas.
No entanto, as vantagens da elaboração do instrumento não cessam aí. A seguir, elencamos os principais benefícios de montar um plano de contas contábil.
Não é incomum, principalmente a depender do porte do negócio, que os gestores "se percam" em meio às contas e aos números, precisando conciliá-los com diversas outras atividades que se acumulam. Na prática, na verdade, é bem fácil perder de vista os boletos que precisam ser emitidos, os que já foram quitados, quais contas estão pendentes etc.
O mesmo se aplica aos relatórios administrativos e contábeis e ao cálculo de impostos, por exemplo, que envolvem maior complexidade, especialmente em razão do agrupamento de um grande volume de números. Diante disso, o plano de contas se revela um aliado, já que se torna uma garantia de que todas as informações contábeis estão devidamente organizadas.
Dependendo das dimensões de um empreendimento, a inadimplência pode representar um risco à manutenção das operações, levando-o a fechar as portas. Nesse sentido, o controle dos clientes inadimplentes — bem como a efetuação da cobrança — é essencial e faz parte de um plano de contas bem-feito.
Mais uma das maiores vantagens de um plano de contas contábil adequadamente estruturado é a segurança no que se refere às obrigações fiscais, que passam a ser organizadas segundo uma frequência previamente determinada. Assim, torna-se mais difícil deixar alguma data essencial "passar".
Consequentemente, eventuais atrasos na quitação dessas obrigações são evitados, reduzindo significativamente o risco de o negócio ser penalizado com multas fiscais, que, em muitos casos, geram grandes prejuízos sobre os números da organização.
Embora já tenhamos mencionado, este é um ponto que vale a pena reforçar: a otimização dos relatórios contábeis — a exemplo da Demonstração de Resultados e do Balanço Patrimonial — viabiliza um controle maior sobre o que entra e o que sai do negócio. Assim, por meio do plano de contas, o profissional responsável por essas atividades tem o seu trabalho facilitado, percebendo, inclusive, um aumento na sua produtividade.
Inicialmente, é importante pontuar que a estrutura adequada de um plano de contas precisa seguir as diretrizes dispostas na Lei das Sociedades Anônimas, que categoriza as movimentações empresariais em receitas, despesas, custos, passivos e ativos. A seguir, confira uma espécie de passo a passo que o ajudará na elaboração desse instrumento.
Ter as informações financeiras ordenadas e sob controle é essencial para a elaboração de plano de contas contábil. Nesse sentido, considerando que existem determinados dados cujo registro é realizado diariamente, o mais indicado é investir em um sistema automatizado, que tornará esse processo mais fácil.
Assim, com o registro de todas as movimentações já em mãos, é possível iniciar a estruturação do plano de contas.
O passo seguinte envolve a segmentação dos grupos com a descrição de cada um, conforme as orientações a seguir.
Nessa categoria, entram os direitos e os bens do seu negócio, que configuram a parte positiva do patrimônio, de modo que:
Os passivos abrangem as obrigações e as dívidas da organização, logo, constituem a parte negativa do patrimônio, subdividindo-se em:
Nessa categoria, entram as contas passivas, que se subdividem em:
Nessa categoria, são dispostos todos os valores relativos à comercialização de serviços e/ou produtos que entram no caixa do negócio, bem como as quantias provenientes de rendimentos de investimentos. A subdivisão se dá da seguinte maneira:
Depois da criação dos grandes grupos, é importante organizar a subdivisão dos níveis levando todos os dados do negócio em consideração. Essa etapa requer o maior detalhamento possível, a fim de que todas as informações sejam abarcadas e que o controle financeiro seja garantido.
Além disso, o ideal é que a segregação ocorra no momento em que a transição for registrada, já que isso reduzirá esforços futuros. Outro ponto relevante é a nomeação das contas após a definição dos grupos. Nesse caso, o mais recomendável para evitar eventuais confusões e deslizes é utilizar os mesmos nomes para todas as áreas.
É válido destacar que, embora o plano de contas contábil envolva uma precisão maior, o nível de complexidade desse instrumento é diretamente influenciado pelos objetivos organizacionais e pelas operações empresariais.
Como vimos, o plano de contas é um instrumento verdadeiramente indispensável para a organização financeira adequada, tornando mais fácil garantir uma boa saúde empresarial. Inclusive, a partir de uma estrutura bem elaborada, torna-se viável tomar decisões mais bem embasadas, o que tende a gerar resultados melhores em médio e longo prazo.
https://blog.stone.com.br/entenda-o-que-e-um-plano-de-contas-e-saiba-como-fazer-um/
