O centro de custo é o método ideal para otimizar a análise financeira na sua empresa e entender o quanto cada área contribui para as receitas e despesas.
Ele favorece racionalização dos gastos de cada uma das unidades da empresa, sejam elas divididas por departamentos, projetos, filiais ou produtos — você decide o que funciona melhor.
Assim, fica mais fácil cortar custos nos lugares certos e direcionar investimentos para as áreas com maior potencial de gerar lucro para o seu negócio.
Ficou interessado? Então, continue lendo e aprenda a gerenciar melhor suas receitas e despesas.
O centro de custo é uma separação interna da empresa para ratear receitas e despesas.
Em outras palavras, é como se a empresa fosse dividida em unidades menores que respondem de forma independente pelas suas finanças, permitindo um controle mais preciso sobre ganhos e gastos de cada área, projeto, filial ou equipe.
Assim, você tem uma visão completa dos números de cada segmento da organização e pode tomar decisões estratégicas com embasamento sólido dos dados financeiros.
Qualquer companhia pode adotar essa abordagem, inclusive as de pequeno porte.
Para garantir maior eficiência no trabalho, o recomendado é que seja feita uma divisão em pelo menos três centros, como produção, vendas e marketing, por exemplo.
Conforme a complexidade da organização, é possível ter inúmeros centros de custo e fazer a divisão com base em departamento, projeto, filial, produto, equipe, e qualquer outro critério que se adapte à estrutura da empresa.
Para aplicar a metodologia dos centros de custo, é importante entender a diferença entre os tipos produtivo e não produtivo.
Confira a explicação.
Um centro de custo produtivo, também chamado de centro de custo direto, é aquele que impacta diretamente a geração de receita para a empresa.
Geralmente, está relacionado às atividades de fabricação e comercialização dos produtos e serviços, que são a principal fonte de recursos e responsáveis pelo lucro nos negócios.
Alguns exemplos de centros de custo produtivo são a produção, vendas e telemarketing.
Já os centros de custo não produtivos, também chamados de administrativos, são aqueles que não influenciam diretamente na produção, vendas e geração de receita do negócio.
Entram nessa categoria o financeiro, RH e jurídico, por exemplo.
Por não gerarem receita direta, essas áreas quase sempre concentram apenas despesas e têm resultados financeiros negativos quando classificadas em centros de custo.
Mas isso não significa que eles não sejam essenciais para a geração de lucro na empresa, pois são áreas estratégicas que colaboram indiretamente para o sucesso da organização.
Com os conceitos de centro de custo produtivo e não produtivo claros, você consegue dividir a empresa em unidades financeiras independentes e entender como cada área contribui para o sucesso do negócio.
Há várias vantagens em adotar o método do centro de custo para gerenciar melhor as finanças da empresa.
Veja as principais.
O centro de custo torna a análise financeira da empresa muito mais precisa e organizada, já que especifica as receitas e despesas de cada área ou projeto importante para o negócio.
Ao dividir sua empresa em vários centros de custo, você consegue identificar quais unidades precisam de mais investimentos e quais podem ter seus gastos reduzidos, dependendo da relevância para o faturamento.
Olhando para os resultados financeiros gerais, fica mais difícil entender o papel de cada departamento e projeto.
Por isso, o centro de custo é ideal para ter mais controle sobre a situação financeira, saber onde cortar custos, direcionar investimentos aos projetos mais rentáveis, entre outras decisões financeiras que determinam o rumo da organização.
Quando a empresa aplica o método dos centros de custo, cada área ou equipe ganha autonomia para avaliar seu próprio resultado financeiro e compartilhar esses dados internamente.
Em empresas que divulgam apenas os resultados gerais, algumas informações confidenciais podem não chegar a todas as áreas, dificultando a análise de performance.
Por isso vale a pena ter unidades independentes que podem rever gastos e receitas gerados dentro de seu âmbito financeiro.
Se você concentrar toda a análise de resultados no financeiro, transmitirá a impressão de que somente esse departamento é responsável pelo acompanhamento das finanças e prestação de contas.
Por outro lado, se adotar os centros de custo, incentivará cada área a assumir a responsabilidade pelos gastos e receitas gerados na empresa.
Assim, todos os gestores e colaboradores passam a acompanhar mais de perto os resultados financeiros de sua área ou projeto, e ainda podem dar ideias para reduzir custos e elevar ganhos.
Os centros de custo também melhoram os processos produtivos, porque fornecem uma visão mais apurada das atividades executadas em cada área e projeto.
Ao observar as diferentes categorias de gastos em cada unidade, você consegue enxergar a relação entre as atividades e distribuir melhor os recursos entre as áreas da organização.
Por exemplo, você pode fazer uma avaliação e notar que o centro de custo de vendas está recebendo menos recursos da folha de pagamento, e então decidir aumentar a verba de contratações para agilizar o processo comercial.
O método de centro de custo ainda garante uma redução de despesas mais eficiente.
Uma das tarefas mais difíceis de um gestor é cortar gastos sem impactar a qualidade dos produtos, serviços e atendimento prestado ao cliente — ou mesmo o clima organizacional.
Com a divisão de custos, fica mais fácil decidir onde é possível reduzir os recursos e cortar despesas desnecessárias, sem correr o risco de prejudicar as atividades do negócio ou deixar de fazer investimentos essenciais ao crescimento.
Por fim, o centro de custo também é útil para traçar metas mais realistas e alcançá-las com sucesso.
Com a compreensão clara das despesas operacionais, você consegue definir objetivos coerentes com as necessidades da empresa e com as limitações de cada área e projeto.
No planejamento estratégico, por exemplo, as metas podem ser determinadas de acordo com o resultado do período em cada centro de custo, respeitando o orçamento empresarial.
Da mesma forma, os investimentos são direcionados para as atividades certas e promovem maior lucratividade e rentabilidade para o negócio.
Agora que você já conhece as vantagens dos centros de custo, o próximo passo é aprender como aplicar essa metodologia na sua empresa.
Esse processo depende do tamanho e estrutura da organização e tem a função básica de mostrar como o dinheiro é aplicado e quais áreas têm maiores e menores gastos.
Veja o passo a passo para implementar.
O primeiro passo para aplicar os centros de custo é decidir como dividir o escopo financeiro da sua empresa de forma que os principais gastos e ganhos sejam distribuídos.
Como vimos, a forma mais simples de fazer isso é separar por departamentos-chave como produção, vendas e administrativo.
Para facilitar, vamos considerar um exemplo: imagine um pequeno salão de beleza que possui três cabeleireiros, uma manicure, uma atendente para marcar os serviços e um gestor que fica responsável pelas finanças e administrativo no geral.
Nesse caso, pode ser definidos os seguintes centros de custo:
Se for interessante para o proprietário, também é possível dividir os centros de custo por serviços, criando um exclusivo para cortes e colorações e outro para manicure e pedicure, por exemplo.
Na área administrativa, cada função também pode ocupar um centro de custo diferente, ou é possível dividir entre funções internas e externas (Ex: serviços de contabilidade, limpeza e segurança).
Depois de decidir quais serão os centros de custo do negócio, é hora de listar todas as receitas e despesas.
As receitas são os ganhos provenientes das vendas, aplicações financeiras, aluguéis e qualquer outra fonte de recursos da empresa.
Quanto aos gastos, vamos recapitular os diferentes tipos:
Lembrando que custos são aqueles gastos relacionados diretamente à produção e vendas, enquanto despesas são desembolsos da área administrativa essenciais para manter a empresa funcionando.
Depois de listar todos esses gastos, você deverá dividi-los em categorias como aluguel, publicidade, materiais de escritório, folha de pagamento de funcionários, etc.
Dessa forma, você consegue distribuir as despesas por cada centro de custo e determinar quais gastam mais, quais geram o melhor retorno em relação ao investimento e quais se resumem a desembolsos inevitáveis.
Com a visão geral de receitas e despesas, o próximo passo é distribuir esses itens entre os diferentes centros de custos criados.
Você perceberá que existem despesas que serão realizadas em somente um centro de custo, como os gastos com publicidade.
Por sua vez, outros incidirão em mais de um setor, como administração e vendas.
Caso as despesas se refiram a mais de um departamento, o recomendado é fazer a divisão entre eles — e o mesmo vale para as receitas.
Por exemplo, se vendas e marketing geram gastos com a assinatura de um mesmo software, o valor total deve ser dividido entre ambos (de preferência, proporcionalmente ao uso).
No exemplo do salão de beleza, poderíamos dividir os centros de custo da seguinte forma:
Com os centros de custo definidos e as receitas e despesas distribuídas, você tem uma nova forma de acompanhar o desempenho financeiro da sua empresa.
A partir de agora, em vez de ter apenas relatórios genéricos de receitas, custos e despesas, você poderá analisar as despesas, receitas, pagamentos e recebimentos de cada centro escolhido.
Para isso, é importante separar todos os registros financeiros por centro de custo quando for fazer sua avaliação.
Obviamente, todo esse processo de organização e acompanhamento fica muito mais simples quando se utiliza uma planilha otimizada ou um software adequado.
Como usar a planilha de centro de custo
A planilha de centro de custo é uma boa maneira de descomplicar o cálculo dos gastos de cada setor.
A versão da Conta Azul é focada na prestação de serviços externos e oferece vários campos e já tem as instruções de uso, além de um exemplo de empresa fictícia para você saber exatamente o que fazer.
Entre os dados solicitados, estão os valores pagos por atendimentos e visitas, quilômetros rodados, peças, diárias e outros aspectos.
No final, o total por coluna e o total do rateio do centro de custo é contabilizado automaticamente.
Ainda existem algumas especificidades que precisam ser analisadas.
Uma delas é a diária técnica, cujo valor só deve ser cobrado quando a quilometragem exceder 300 km.
Nesse caso, deve-se ter um orçamento previamente aprovado.
Além disso, existem algumas quantias que só são reembolsadas conforme a tabela de valores da empresa e exigem a nota fiscal de serviço. São eles:
Por sua vez, há despesas com reembolso somente com a apresentação de comprovante original e orçamento aprovado, com os valores cobrados em nota de débito. São elas:
Na parte final, você ainda pode inserir dados da empresa para identificar a qual centro a planilha se refere.
Lembre-se: cada unidade deve ter um arquivo específico para a inserção dos dados ou uma aba determinada, para facilitar a visualização dos dados.
Um sistema que contém a funcionalidade de organizar a gestão de custos por meio dos centros simplifica o rateio de despesas e receitas.
Ao mesmo tempo, é garantida a precisão nos dados inseridos, o que possibilita ter uma visão mais ampla e maior segurança na hora de tomar decisões estratégicas.
Entre os benefícios obtidos com o software, estão:
O resultado é uma garantia maior de controle das responsabilidades financeiras, operacionais e econômicas.
Da mesma forma, o software possibilita reduzir custos e erros, que trazem ainda mais benefícios para a organização.
Em resumo, usar essa abordagem no seu negócio é uma boa maneira de identificar como os recursos estão alocados e de que maneira podem ser otimizados.
Para facilitar sua vida, a Conta Azul oferece uma função exclusiva para cadastramento de centros de custo no módulo financeiro da plataforma.
Com ela, você pode criar centros de custo para projetos, departamentos e unidades de negócio em poucos cliques, garantindo a integração com as análises financeiras da empresa.
Depois, é só selecionar a opção “separar por centro de custo” quando for gerar relatórios de pagamentos e recebimentos, obtendo todas as receitas e despesas detalhadas de acordo com as categorias definidas — e sem precisar fazer nenhum cálculo.
No mesmo módulo, você ainda conta com relatórios completos de fluxo de caixa, faturamento por cliente, DRE Gerencial, plano de contas e várias outras funções que ajudam a manter o controle sobre as finanças e tomar decisões certeiras.
E agora, ficou mais claro o que significa trabalhar com centros de custo?
Fonte: https://blog.contaazul.com/planilha-centro-de-custo/
